Ablieferungspflicht von Pfarr- und Gemeindebriefen an die Deutsche Nationalbibliothek

Was ist die Deutsche Nationalbibliothek?

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) versteht sich als „Gedächtnis der Nation“. Die DNB trägt dafür Sorge, dass Medienwerke dauerhaft aufbewahrt, gefunden und genutzt werden können. Rechtsgrundlage für die Arbeit der DNB ist das Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek (DNBG. www.gesetze-im-internet.de/dnbg).

Zweck der Reglungen ist ein kulturpolitisches Interesse, der Öffentlichkeit einen möglichst geschlossenen Überblick über das geistige Schaffen bereitzuhalten und der Nachwelt zu überliefern – und dies bereits seit 1913.

Definitionen

Medienwerke sind nach dem DNBG „alle Darstellungen in Schrift, Bild und Ton, die in körperlicher Form verbreitet oder in unkörperlicher Form der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden“ (§ 3 Abs. 1). Darüber hinaus heißt es weiter: „Medienwerke in unkörperlicher Form sind alle Darstellungen in öffentlichen Netzen“ (§ 3 Abs. 3).

Eine Akzidenz ist im Gesetz nicht genauer definiert, aber hierunter wird im Druckwesen ein Druck-Erzeugnis, das nicht zum Buch- oder Zeitschriftendruck gehört (z.B. Anzeige, Formular, Prospekt), verstanden.

Ablieferungspflicht - gesetzliche Regelungen

So bestimmt § 16 DNBG, dass Medienwerke vollständig, in einwandfreiem, nicht befristet benutzbarem Zustand und zur Archivierung durch die Bibliothek unentgeltlich und auf eigene Kosten binnen einer Woche seit Beginn der Verbreitung abzuliefern sind.

Weitere Hinweise zur Ablieferungspflicht sind in der dazugehörigen Verordnung über die Pflichtablieferung von Medienwerken an die Deutsche Nationalbibliothek (PflAV, www.gesetze-im-internet.de/pflav) festgehalten.

Ausnahmen

§ 4 PflAV enthält einen Katalog mit Ausnahmen zur Ablieferungspflicht. Folgende Nummern des § 4 PflAV könnten für die Gemeinde-, Pfarrbriefe und kirchliche Kleindrucksachen relevant sein:

1. Medienwerke, die in einer geringeren Auflage als 25 Exemplare erscheinen; diese Einschränkung gilt nicht für Dissertationen und Habilitationsschriften sowie für Medienwerke, die einzeln auf Anforderung verbreitet werden (Nr. 1),
    
2. Medienwerke mit bis zu vier Druckseiten Umfang; diese Einschränkung gilt nicht für mehrere durch eine Kennzeichnung als zusammengehörig anzusehende Medienwerke, für kartografische Werke, Anschauungstafeln, Musikalien, Dissertationen und Habilitationsschriften (Nr. 3),
    
3. Medienwerke, die nur unter Personen oder Institutionen verteilt werden, für die sie gemäß Gesetz oder Satzung[1] bestimmt sind (Nr. 8),
    
4. Medienwerke mit ausschließlich amtlichem Inhalt, die von Kreisen, Gemeinden und Gemeindeverbänden veröffentlicht werden (Nr. 10),
    
5. Akzidenzen, die lediglich gewerblichen, geschäftlichen oder innerbetrieblichen Zwecken, der Verkehrsabwicklung oder dem privaten, häuslichen oder geselligen Leben dienen (Nr. 13).

Zusätzlich kann die DNB auf eine Ablieferung verzichten, wenn an der Sammlung kein öffentliches Interesse besteht (§ 1 Abs. 1 S. 2 PflAV).

Bisherige Ausnahme für Gemeindebriefe

Bisher wurden die Pfarr- und Gemeindebriefe durch die (internen) Sammelrichtlinien, die die Ablieferungspflicht im Rahmen einer Verwaltungsrichtlinie noch einmal konkretisierten, dann von einer Ablieferungspflicht ausgenommen, wenn sie überwiegend Veranstaltungshinweise oder vor allem zu Veranstaltungen gehörige Inhalte, wie z.B. Predigttexte, enthielten. Dies dürfte bei einem großen Teil der Gemeindebriefe der Fall gewesen sein.

Neuerung ab 01.01.2021

Diese Sammelrichtlinien wurden zum 01.01.2021 durch die Erläuterungen zum Sammelaufbau (ESA) ersetzt. Die ESA konkretisieren die Be-stimmungen des DNBG und der PflAV. Pfarr- und Gemeindebriefe werden nun nicht mehr nur dann, wenn sie überwiegend, sondern nur, wenn sie ausschließlich z.B. aus Terminankündigungen, Veranstaltungskalendern u.a. bestehen und/oder unter andere der o.g. Ausnahmetatbestände fallen, von der Abgabepflicht ausgenommen.

Das bedeutet, dass die Ablieferungspflicht nun einen größeren Teil der Publikationen der kirchlichen Körperschaften betreffen dürfte.

Ablieferungspflicht

Soweit keine Ausnahme von der Ablieferungspflicht vorliegt, müssen Pfarr- und Gemeindebriefe binnen einer Woche nach Erscheinen in zweifacher Ausfertigung an die DNB abgeliefert werden.

Rein digitale Pfarr- und Gemeindebriefe müssen nur in einfacher Form, dies bedeutet als einmalige Ausfertigung, digital abgeliefert werden. Im Einzelfall gedruckte Inhalte eines digitalen Pfarr- und Gemeindebriefs stehen der einfachen Ablieferung nicht entgegen. Wenn der Gemeindebrief sowohl in Papierform als auch digital erscheint, müssen auch beide Formen - wie beschrieben - an die DNB abgeliefert werden.

Ort der Ablieferung

Die Pflichtexemplare sind vollständig und in einwandfreiem Zustand an die DNB postalisch zu übersenden. Abhängig vom Ort der Veröffentlichung sind folgende Adressen zu nutzen:

Für Veröffentlichungen aus Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Sachsen-Anhalt oder Thüringen:

Deutsche Nationalbibliothek
Deutscher Platz 1
04103 Leipzig

Für Veröffentlichungen aus Baden-Württemberg, Bayern, Bremen, Hamburg, Hessen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland oder Schleswig-Holstein:

Deutsche Nationalbibliothek
Adickesallee 1
60322 Frankfurt am Main

Was passiert nach der Ablieferung?

Nach der Ablieferung werden die Pfarr- und Gemeindebriefe archiviert und gemäß § 2 Benutzungsordnung der DNB allen natürlichen und juristischen Personen, die ein berechtigtes, insbesondere wissenschaftliches, berufliches, fachliches oder dienstliches Interesse nachweisen können, in den Lesesälen zur Verfügung gestellt.

Datenschutzbestimmungen der EKD

Bei einer Abgabe gilt für den Datenschutz Folgendes[2]:

Gemäß § 8 Abs. 7 EKD-Datenschutzgesetz dürfen personenbezogene Daten an Behörden und sonstige öffentliche Stellen des Bundes, der Länder und der Gemeinden und der sonstigen der Aufsicht des Bundes oder eines Landes unterstehenden juristischen Person des öffentlichen Rechts offengelegt werden, wenn dies eine Rechtsvorschrift zulässt oder dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, die der offenlegenden Stelle obliegen, und offensichtlich berechtigte Interessen der betroffenen Person nicht entgegenstehen. Wenn dies erfüllt ist, steht einer Abgabe datenschutzrechtlich nichts entgegen.

Eine andere Frage ist es, wie die DNB die Daten weiterverarbeitet. Denn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Gemeindebriefen richtet sich nach dem EKD-Datenschutzgesetz und den Rechtsverordnungen der Gliedkirchen.

Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG); VDD

§ 9 Abs. 5 KDG regelt die Offenlegung personenbezogener Daten im Sinne von § 4 Nr. 1 KDG gegenüber öffentlichen Stellen, wie z.B. der DNB. Eine Offenlegung ist unter bestimmten, in §§ 9 und 6 KDG näher normierten Voraussetzungen zulässig.

Datenschutzbestimmungen der DNB

Die DNB unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Medienwerke sind nur in den Lesesälen der DNB einsehbar. Dies gilt auch für digitale Inhalte, sofern der Abliefernde nicht ausdrücklich eine weitergehende Erlaubnis erteilt hat.

§ 2 der Benutzungsordnung der DNB regelt, dass nur allen natürlichen oder juristischen Personen, die ein berechtigtes, insbesondere wissenschaftliches, berufliches, fachliches oder dienstliches Interesse nachweisen, Medienwerke innerhalb der Lesesäle der DNB zur Verfügung gestellt werden.

Die DNB geht bei Erhalt der Medienwerke davon aus, dass alle notwendigen Einwilligungen eingeholt worden sind.

Ein Widerruf der Einwilligung nach Veröffentlichungszeitpunkt kommt als Sperrgrund nicht in Betracht. Als Ausnahme vom gesetzlichen Auftrag der Nutzbarmachung kann eine Sperrung für die Allgemeinheit in Betracht kommen. Dies bedeutet, dass das Werk archiviert, aber nicht im Lesesaal ausgeliehen werden kann. Entsprechende Nachweise der konkreten Umstände müssen erbracht werden. Der bloße Wunsch der Urheber*innen/ Rechteinhaber*innen ist nicht ausreichend.

Kontaktmöglichkeit

Im Einzelfall bietet die DNB eine Klärung einer Ablieferungspflicht eines konkreten Medienwerks an. In diesem Fall können Sie sich gern an erwerbmedien@dnb.de.wenden. Ebenfalls können Sie sich bei Fragen an info@ekd.de oder die in Ihrer Landeskirche zuständige Stelle wenden.

Fussnoten: 

[1]  Ein Beschluss eines Kirchenvorstandes ist an dieser Stelle nicht ausreichend.

[2] Weitere Hinweise zum Datenschutz in Gemeindebriefen finden Sie auf der Internetseite des Datenschutzbeauftragten der EKD: https://datenschutz.ekd.de/infothek-items/datenschutz-im-gemeindebrief