Der Newsletter in der Gemeinde

Kommunikation mit Hindernissen

Die Grundidee ist bestechend: Wir erreichen Gemeindemitglieder aktuell und direkt in ihrem Postfach, Mitglieder fühlen sich gut informiert, angesprochen und eingeladen.

Dennoch gibt es viele Unsicherheiten rund um Mailing. Newsletter – geht das überhaupt? Ist da nicht der Datenschutz, der das quasi verbietet? (Nein, tut er nicht) Wer soll das denn machen? Und wollen das unsere Mitglieder überhaupt?

Die Zielgruppen

Um mit der letzten Frage anzufangen: Das kommt natürlich darauf an. Fragen Sie Ihre Mitglieder! Wo beispielsweise Gemeindebriefe nicht mehr ausgetragen werden, ist eine Mail besser als keine Information. Berufstätige und Senioren freuen sich meist über die Möglichkeit, papierlos auf dem Laufenden zu bleiben. Interessierte erhalten einen Einblick ins Gemeindeleben oder spirituelle Impulse. Jugendliche sind oft weniger E-Mail-affin, aber selbst in dieser Gruppe hat jeder und jede eine E-Mail-Adresse. Konfirmanden checken ihre Mails vermutlich auf dem Smartphone, also achten Sie darauf, dass der Newsletter auch mobil lesbar ist.

Überlegen Sie genau, an wen sich Ihr Mailing richtet. Anschließend entwickeln Sie den richtigen Ton für die Ansprache und die für die Zielgruppe relevanten Inhalte.

Der Aufwand für einen Newsletter

Einen Newsletter zu erstellen ist aufwändig, wie auch ein Gemeindebrief Arbeit macht. Lesen Sie unter Tipps und Tools, auf was Sie achten sollten, wenn Sie Newsletter entwerfen und planen, und wie Sie vor allem den Aufwand vermindern können.

Moderne Tools mit einer intelligenten Adressverwaltung reduzieren den administrativen Aufwand; die Profi-Angebote erleichtern mit ihren Funktionalitäten auch das Schreiben und Gestalten Ihrer Newsletter. Lesen Sie, was unsere Umfrage zu den kirchenintern genutzten Tools ergab und welche Empfehlungen wir Ihnen geben. Vorneweg: Wir empfehlen, den Newsletter nicht aus Ihrem E-Mail-Programm zu versenden, sondern eine geeignete Newsletter-Software zu nutzen.

Datenschutz – aber richtig

Der kirchliche Datenschutz hat zusätzliche Anforderungen zum staatlichen Datenschutz. Sie benötigen einen Anbieter (wenn Sie sich für einen externen Anbieter entscheiden), der diese Vorgaben genauso akzeptiert wie die staatlichen Vorgaben – sprich, eine zusätzliche Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung nach EKD-DSG. Wir stellen einige Anbieter vor, die bereits anbieten. Außerdem erklären wir, wie Sie das Einverständnis der Empfängerinnen und Empfänger einholen (double opt-in) und was Sie beim Umgang mit den Adressdaten beachten sollten.

Tipps und Tools

Eine Auswahl von Praxis-Tipps zum Anlegen eines Newsletters

• Wecken Sie Neugier: Mit einer pfiffigen Betreffzeile öffnen die Empfänger*innen den Newsletter gern
• Bieten Sie relevante Inhalte – lieber weniger auf einmal. Dafür aber regelmäßig!
• Laden Sie zur Interaktion ein: Mit offenen Fragen, Umfragen, Links zu Ihrer Website
• Der AnmeldeButton für den Newsletter ist prominent auf Ihrer Website
• Beschreiben Sie, wie der Newsletter in der Gemeinde wirkt, und bitten Sie darum, den Link zur Anmeldung weiterzuleiten
• Bilder sind schön – aber bitte mit den entsprechenden CopyrightHinweisen!

Und ein paar Worte zum geeigneten Tool:

• Ein moderner Newsletter sollte auch auf dem Smartphone gut aussehen
• Achten Sie auf eine komfortable Verwaltung der Empfängerlisten
• Nutzen Sie Planungstools: Damit programmieren Sie Ihre Newsletter vorab
• Achten Sie auf Daten und Rechtssicherheit
• Überprüfen Sie, wie Ihre Empfänger*innen reagieren (und spielen Sie mit verschiedenen Formaten herum, so merken Sie, was gut ankommt)
• Nutzen Sie Templates, die Ihnen die Arbeit enorm erleichtern

Was sind Ihre Erfahrungen? Schreiben Sie uns Ihre Tipps für Gemeinden!

Newsletter und Datenschutz

Im Zuge des Inkrafttretens der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Novellierung des Datenschutzgesetzes der EKD im Jahr 2018 gab es einige Unsicherheiten in Bezug auf Newsletter und Mailings, die aber heute weitgehend behoben sind. Inzwischen gibt es erprobte Verfahren, mit denen Sie Newsletter datenschutzkonform einrichten können.

Hier die wichtigsten Hinweise:

Einwilligung in die Datenverarbeitung

Die Empfänger Ihres Newsletters müssen in die Datenverarbeitung einwilligen. Die Einwilligung ist Grundlage für den Bezug des Newsletters. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung hier ist § 6 Nr. 2 DSG-EKD. (Im nicht-kirchlichen Umfeld ist entsprechende Grundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO.)

Die Einwilligung geschieht schriftlich, indem Sie etwa elektronisch (mit einem Häkchen) die Einwilligung geben oder anderweitig zustimmen. Der Einwilligungstext kann beispielsweise so aussehen:

BEISPIELTEXT FÜR DIE EINWILLIGUNG

„Einwilligungserklärung für die Verwendung Ihrer E-Mailadresse im Rahmen des Newsletterbezugs von _______

Die Angabe Ihrer E-Mailadresse zum Bezug des Newsletters von www.___ erfolgt freiwillig.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne jegliche Begründung widerrufen. Durch einen Widerruf entstehen Ihnen keinerlei Nachteile. Wir weisen allerdings darauf hin, dass Ihre E-Mailadresse nach einem Widerruf dieser Einwilligungserklärung aus unserem Newsletterverteiler gelöscht wird und Ihnen der Newsletter dann nicht mehr zugestellt werden kann.

Ich erkläre mich einverstanden, dass [Nennung der Stelle, bzw. des Vereins] meine E-Mailadresse zum Zwecke des Versands des E-Mailnewsletters von _____ verarbeitet. Ihre E-Mailadresse wird nicht an Dritte weitergegeben [falls der Versand über einen Dienstleister erfolgt, müsste das natürlich genannt werden]. Mir ist bekannt, dass sich diese Einwilligung nur auf meine eigene E-Mailadresse bezieht und insbesondere die Anmeldung Dritter nicht zulässig ist.“

Opt In

Opt In ist Zustimmungsverfahren, bei dem Empfänger*innen die Kontaktaufnahme aktiv gestatten. Sie tragen sich aktiv in ein Newsletterformular ein oder setzen ein Häkchen, mit dem Sie zustimmen, dass Sie Informationen erhalten möchten. Diese Zustimmung geschieht schriftlich. Sie schützt allerdings nicht davor, dass eine E-Mail-Adresse ohne Wissen oder Zustimmung des Adressinhabers eingetragen wird. Daher reicht Opt In allein in der Regel nicht aus – für Newsletter wird das Double Opt In empfohlen.

Double Opt In

Double Opt In ist ein Verfahren, das nicht nur dem Datenschutz, sondern auch dem Schutz der Belästigung durch unerwünschte E-Mails oder Anrufe gilt. Dabei setzen Interessenten ein Häkchen, mit dem sie der Verarbeitung ihrer Daten für den Newsletter zustimmen. Anschließend erhalten sie eine E-Mail mit einem Link. Erst wenn sie diesen Link anklicken, werden sie in die Adressliste für den Newsletter aufgenommen. Dieses Verfahren hat sich für Newsletter inzwischen durchgesetzt.

Unsubscribe - Abmelden

Sie müssen Ihre Empfänger darauf hinweisen, dass sie den Newsletter jederzeit abbestellen können und ihre Daten gelöscht werden. Dieser Hinweis muss leicht zu finden sein. Hilfreich ist ein Unsubscribe- oder Abmeldebutton, mit dem die Empfänger sich mit einem Klick austragen können. Eine entsprechende Formulierung ist in unseren Bespieltexten zur Einwilligung enthalten, sollte sich aber auch in jedem einzelnen Newsletter finden.

Nutzung bestehender Verteiler

Hier liegt die größte Hürde beim Aufbau eines Newsletters. Machen Sie sich daher Gedanken, wie Sie vorgehen wollen. Wir empfehlen ein organisches Wachstum von echten Interessierten, die sich selbst für den Newsletter eintragen. Wir warnen vor der Nutzung von E-Mail-Adressen, die Sie zu anderen Zwecken als für den Newsletter gesammelt haben!

Wenn Sie bestehende Verteiler für einen Newsletter nutzen möchten, ist größte Sorgfalt nötig. Denkbar ist beispielsweise der Fall, dass Sie bereits Newsletter verschicken, aber es bislang die Einwilligung nicht dokumentiert ist. Dann können Sie die Einwilligung nachholen. Diese Verfahren ist in der Regel nicht geeignet für E-Mail-Adressen, die Sie in einem anderen Zusammenhang oder vor langer Zeit erhalten haben! Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren örtlich Beauftragten für den Datenschutz.