Videokonferenzen: Von null auf hundert

Warum Video-Konferenzen?

Mit den Kontaktbeschränkungen in Gemeinden in der Folge der Corona-Pandemie und der Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Home-Office steigt der Bedarf nach digitaler Kommunikation rapide an. Video-Konferenzen sind dafür das Mittel der Wahl. Webbasierte Videokonferenzsysteme lassen sich leicht installieren und haben mehr Funktionen als beispielsweise Telefonkonferenz-Systeme.

Die Schwierigkeit besteht eher in der Auswahl des passenden Systems. Wie so oft gilt: Es gibt verschiedene Lösungen jeweils mit Stärken und Schwächen. Die Kunst besteht darin, das passende Tool auszuwählen – je nach technischen Voraussetzungen und organisatorischen Anforderungen.

Video-Konferenz-Systeme für den Einzel-Gebrauch

Für die Nutzung in kleineren Gruppen und für spontane Absprachen gibt es eine Vielzahl von (auch kostenlosen) Diensten, die einfach über den Browser aufgerufen werden.

In evangelischen Kirchen gibt es viele Lösungen

• Jitsi ist eine kostenlose Open Source Konferenz-Software, die sich besonders für kleine Meetings gut eignet. Das findet auch die Stiftung Warentest in einem aktuellen Test für Verbraucher, der bis zu fünf Teilnehmer pro Meeting getestet hat. Einige Landeskirchen stellen solche Lösungen ihren Mitarbeitenden bereit, zum Beispiel die Evangelische Kirche im Rheinland.
• Die hannoversche Landeskirche stellt darüber hinaus ihr Videokonferenzsystem kostenlos für kirchliche Nutzung zur Verfügung. Unter dem Namen Konferenz-e können Sie diese Jitsi-Anwendung nutzen
• ITM Meet basiert ebenfalls auf Jitsi. Mit der kostenlosen Plattform können Nutzer*innen jederzeit und ohne Registrierung eine Videokonferenz durchführen. Die Plattform berücksichtigt EKD Datenschutz und wird vom kirchlichen Rechenzentrum ECKD betrieben. Mehr dazu hier.

Allerdings verbraucht Jitsi nach einer aktuellen Auswertung etwa 10-mal mehr Datenvolumen pro Minute als andere Dienste wie z.B. WebEx, Zoom oder Skype. Die Auswertung finden Sie hier. Einige Hochschulen empfehlen Jitsi für Meetings mit bis zu maximal 10 Teilnehmenden. Daher werden häufig bewährte Programme für größere Meetings ergänzt, hier stellen verschiedene Landeskirchen zu deren IT-Strategien und Anforderungen stimmige Programme bereit. Beispielsweise kann für Webinare mit 300 Teilnehmenden eine andere Software passend sein als für eine Ausschussarbeit mit 15 Personen.

Aufbau eines eigenen kircheninternen Video-Konferenzsystems

Etwas anders stellt sich die Entscheidung dar, wenn Sie überlegen, Ihre Institution mit einem eigenen Video-Konferenz-System auszustatten. Hierzu sagt Christian Sterzik, der Leiter der Stabsstelle Digitalisierung: „Das Betreiben von eigenen Servern könnte für kirchliche Stellen bedeuten, dass höhere Kosten, höhere Haftungsrisken und geringerer Funktionsumfang resultieren, wenn ein Dienst selbst programmiert und betrieben statt gewerbsmäßig beschafft wird.“

Christian Sterzik plädiert dafür, verschieden interne und technische Aspekte gründlich zu untersuchen: „Wenn Sie einen eigenen Server aufsetzen, sind hierzu technische und rechtliche Qualifikationen nötig. Sie sind als Betreiber für eine sichere Konfiguration und den Betrieb unter Einhalte der entsprechenden Gesetze verantwortlich. Unter manchen Datenschutzaspekten ist der eigene Server vorteilhaft, allerdings m.E. nur dann, wenn die Nebenbedingungen in Form von Zeit und Geld gegeben sind, diesen Server sicher zu betreiben und schnell neu erkannte Sicherheitslücken zu schließen. Wenn Ihnen Zeit und Wissen hierzu fehlen, könnte es vorteilhaft sein von einem professionellen Anbieter einen Dienst einzukaufen.“

Soweit die Voraussetzungen für den Betrieb eines eigenen Videokonferenzsystems nicht gegeben sind, sollten verschiedene Diensteanbieter verglichen werden.

Vorgehen und Entscheidung der EKD

Bereits 2019 entschied sich das Kirchenamt der EKD, mit der Firma connect4Video GmbH das Videokonferenz-System easymeet24 zu nutzen. Dieses Produkt verbindet die Technologie der amerikanischen Firma Zoom mit eigenen europäischen Servern, über die Konferenzinhalte wie Ton und Bild geleitet werden.

Dieser Anbieter erbringt dieses Angebot für viele Kunden und kümmert sich um Wartung und Bereitstellung verschiedener Videokonferenzsysteme. Connect4Video hat sich dem EKD-Datenschutzgesetz für Verträge mit kirchlichen Stellen unterworfen und ist unter dem Telekommunikationsgesetz als Diensteanbieter registriert.

Neben der Unterwerfung unter EKD-DSG wurden ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach §28 DSGVO abgeschlossen sowie ein IT-Sicherheitskonzept, technische- und organisatorische Maßnahmen und weitere Dokumente übermittelt.

Im Vergleich zur Direktbeschaffung bei Zoom gab es bei easymeet24 weitere Vorteile: eine Rechnung, die per Überweisung bezahlt werden kann, ein deutsches Handbuch und kostenlose deutsche Videotrainings.

Öffnung der EKD-Easymeet24-Lösung für weitere Interessenten

Die Datenschutz-Rahmenvereinbarung steht interessierten kirchlichen Akteuren offen. Derzeit laufen Gespräche mit der WGKD, um weitere Beschaffungsvorteile zu prüfen.

Im Zuge der Einführung von Zoom im Kirchenamt wurden auch Datenschutzhinweise erstellt, die Sie hier finden können.

Das „eine, richtige“ Videokonferenzsystem gibt es nicht

Wie dieser kurze Überblick hoffentlich gezeigt hat, gibt es das „eine, für alle richtige“ Videokonferenzsystem genauso wenig wie es die die „eine, für alle richtige Sorte Eiscreme gibt“. Je nachdem was Sie wünschen und brauchen, dürften Sie unter den vielen Systemen auch welche finden, die gut zu Ihnen passen.