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1. Zusammenfassung

Mit digitalen Werkzeugen können die evangelische Kirche und zugehörige Einrichtungen ihre Aufgaben noch besser erfüllen. Millionen evangelischer Christinnen und Christen haben gemeinsam gigantische Fähigkeiten und unzählbare kreative Ideen. Egal, ob Sie auf YouTube die frohmachende Botschaft der Liebe Gottes weitersagen oder Kirche mit IT ein kleines Stückchen schneller, wirksamer oder kundenfreundlicher gestalten möchten: Der Digitalinnovationsfonds kann Ihnen dabei helfen. Wir freuen uns auf Ihren Antrag!

2. Ausgangslage und Zielsetzung Digitalinnovationsfonds

Siehe Antragsformular

3. Übersicht – Fünf Phasen: vom Antrag bis zum Projektende

a.) Beschreiben Sie bitte kurz Ihre Idee und welches Ziel Sie damit erreichen möchten. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an digital@ekd.de. Senden Sie den fertig ausgefüllten Antrag bitte per E-Mail an digital@ekd.de.

b.) Wir prüfen, welche Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit und Unterstützung in diesem Thema bestehen. Dabei achten wir u. a. auf Ihren Projektantrag, aber auch auf bestehende Themen. Nach und/oder während der Prüfung melden wir uns bei Ihnen. Wenn wir Ihr Projekt unterstützen können, erhalten Sie einen sogenannten Bewilligungsbescheid per E-Mail.

c.) Aus rechtlichen Gründen sind nun noch Papier und Unterschrift erforderlich. Bitte lesen Sie den Bescheid und senden Sie uns die unterschriebene beiliegende Bestätigung per Post zurück an: Evangelische Kirche in Deutschland (EKD), Stabsstelle Digitalisierung, Herrenhäuser Str. 12, D-30419 Hannover

d.) Nach Eingang der Bestätigung freuen wir uns, Ihr wichtiges Projekt unterstützen zu dürfen. Mit einem geprüften unterschriebenen Antrag ist die Voraussetzung erfüllt, dass unsere Kasse für Ihr Projekt den bewilligten Betrag Geld überweist.

e.) Nun können Sie Ihre Fördermittel entsprechend der Hinweise aus dem Bescheid nutzen und so das beschriebene Projekt umsetzen. Da wir als Kirche besonders sorgfältig mit den uns anvertrauten Mitteln umgehen, müssen wir hier auf einige Regeln achten:

• Belege, Abrechnungen, Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die eine Auszahlung oder anderweitige Mittelverwendung begründen, müssen Zweck und Anlass der Mittelverwendung und deren Zuordnung zu dem Fördergegenstand deutlich erkennen lassen. Diese Unterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.
   
• Erstellung eines Projektabschlussberichtes/Verwendungsnachweises: Es ist mindestens ein kurzer und einfacher Projektabschlussbericht nötig, der auf ca. einer Seite kurz auf die im Antrag dargestellten Ziele schaut, die erreichten Ergebnisse hierzu darstellt und ein kurzes Fazit zieht. In dem Bewilligungsbescheid finden Sie unter dem Punkt „Verwendungsnachweis“ die Information, welche Unterlagen uns nach Ende des Projektes vorzulegen sind. Nicht benötigte Mittel sind umgehend an uns zurück zu überweisen.
   

Das Schaubild oben gibt einen Überblick über diese fünf Phasen:

• Phase a: Sie haben eine Idee und schreiben uns einen Antrag per Mail
   
• Phase b: Wir lesen, durchdenken, bewerten Ihren Antrag und antworten Ihnen.
   
• Phase c: Im Falle eines positiven Bescheides senden Sie uns bitte die ausgedruckte Empfangsbestätigung unterschrieben zurück.
   
• Phase d: Wir prüfen ob alles stimmt, freuen uns über Ihr Projekt und überweisen Ihnen das Geld.
   
• Phase e: Sie führen Ihr Projekt durch. Nach Ende des Projektes bekommen wir zum Schluss einen kurzen Projektabschlussbericht/Verwendungsnachweis von Ihnen. Damit können wir prüfen, ob die im Antrag versprochenen Ziele erreicht wurden und ob die Fördermittel vereinbarungsgemäß genutzt wurden. Sofern Ihr Projektergebnis auch für andere Einrichtungen nützlich sein könnte, werden wir Ihre digitale Innovation in Absprache mit Ihnen auch anderen Stellen zugänglich machen.

5. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

6. Unterstützung und Hilfe

Mail an digital@ekd.de; 

Beschreiben Sie uns im Antragsformular bitte kurz Ihre Idee und welches Ziel Sie damit erreichen möchten. Füllen Sie die Daten zu Ihrem Projekt und der gewünschten Förderung aus. Senden Sie den vollständig ausgefüllten Antrag bitte per E-Mail an digital@ekd.de.

Grundsätzlich bearbeiten wir eingegangene Anträge laufend. Die Förderung von Projekten, die eine Förderung >2.000 Euro beantragen, wird vom Vergabeausschuss beschlossen. Dieser tagt etwa vier Mal im Jahr. Damit ein Antrag in der Vergabeausschussitzung berücksichtigt werden kann, muss er in der Regel vier Wochen vor der Sitzung vorliegen, damit offene Fragen möglichst geklärt und die Unterlagen rechtzeitig verschickt werden können. Bitte beachten Sie auch, dass die Bescheiderstellung nach dem Beschluss noch einige Wochen in Anspruch nehmen kann.

Die nächsten Termine sind:

1. März 2024
(Anträge, die bis zum 2. Februar bei uns eingegangen sind, können in dieser Sitzung behandelt werden.)

18. Juni 2024
(Anträge, die bis zum 21. Mai bei uns eingegangen sind, können in dieser Sitzung behandelt werden.)

18. September 2024
(Anträge, die bis zum 20. August bei uns eingegangen sind, können in dieser Sitzung behandelt werden.)

7. November 2024
(Anträge, die bis zum 10. Oktober bei uns eingegangen sind, können in dieser Sitzung behandelt werden.)

 

 

 

Gefördert werden können Projekte von Einzelpersonen oder Gruppen und kirchlichen Institutionen, die mit ihrem Projekt digitale Innovation in der Evangelischen Kirche von Deutschland voranbringen wollen. Um möglichst viele unterschiedliche Erprobungsräume zu erschließen, werden Projekte mit maximal 100.000 EUR für maximal 24 Monate gefördert. Kleinere Vorhaben von bis zu 2.000 Euro fördern wir weiterhin für maximal 12 Monate.

Projekte aus Abteilungen des Kirchenamtes der EKD und Medien des Gemeinschaftswerk Evangelische Publizistik können aus Haushaltsgründen nicht gefördert werden.

Grundsätzlich gilt das Subsidiaritätsprinzip:  Projekte in Kirchengemeinden finanziert die EKD nur dann, wenn damit eine innovative Idee erprobt wird, die im Erfolgsfall für die Gemeinschaft der Gliedkirchen nützlich ist.

Grundsätzlich unterstützt der Digitalinnnovationsfonds Projekte, die auf die folgenden grundlegenden Ziele des Projektes Kirche im digitalen Wandel einzahlen:

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1. „Menschen werden von Kirche im digitalen Raum erreicht und Kirche wird von den Menschen erreicht. Bei kirchlichen Kernaufgaben werden auch digitale Möglichkeiten genutzt.“
    
2. „Effektivität und Effizienz der Verwaltung und IT der EKD und der Gliedkirchen sind gegenüber dem Ist-Stand durch Zusammenarbeit und Vernetzung gesteigert.“
    
3. „Evangelische Kirche nutzt digitale Instrumente in ihren Leitungs- und Organisationsstrukturen und agiert damit in einer neuen analog-digitalen Leitungs- und Kommunikationskultur.“
    
4. „EKD ist zusammen mit den Gliedkirchen kompetent hinsichtlich der theologisch-ethischen Reflexion der Digitalisierung in der öffentlichen Debatte und der Digitalisierung kirchlicher Handlungsfelder.“ 

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Die vorgelegten Projekte sollen innovativ sein, d.h. in der kirchlichen Nutzung neuartige Aspekte aufweisen (z.B. ist es auch als innovativ anzusehen, wenn in der Industrie gut etablierte Digitaltechnologie nun neu in den kirchlichen Nutzen gestellt wird).

Geförderte Projekte sollen ihre Arbeit nach Möglichkeit unter offenen Lizenzen (z.B. Creative Commons, GPL) stellen. Bei maßgeblichen Förderungen durch die EKD soll die EKD mit den Gliedkirchen maßgeblich an den Rechten der Ergebnisse profitieren. Ausnahmen gelten u.a. bei Erprobungsförderungen und nicht einholbaren Schutzrechten.

Ein Projekt im Sinne der Projektförderung ist eine zeitlich begrenzte Maßnahme, die ein festes Ziel verfolgt. Das heißt, es gibt einen festen Anfangs- und einen festen Endpunkt. Zwischen diesen Zeitpunkten hat alles Platz, was es braucht, um das Projekt zum definierten Ziel zu bringen. Häufig ist das Ziel ein Produkt: Am Ende des Projektes steht etwas da, dass es vorher so noch nicht gab: ein Kurs, ein Softwareprodukt, ein Event z. B. Manchmal ist aber auch der Weg das Ziel. Dann steht am Ende des Projektes ein Erkenntnisgewinn zu einer spezifischen Fragestellung. Dieser Erkenntnisgewinn kann in einer abschließenden Evaluation gesichert werden.

Die Förderung ist nicht davon abhängig, ob ein Projekt gelingt. Es kann immer passieren, das Vorhaben aus den unterschiedlichsten Gründen scheitern. Oft lassen sich gerade daraus wichtige Erkenntnisse gewinnen. Dennoch ist es wichtig für die Projektbewertung, dass deutlich wird, dass das Projekt gelingen kann. Dabei hilft eine genaue Beschreibung der einzelnen Projektschritte und ein realistisch gesetztes Ziel. Für die Bewertung der Umsetzbarkeit des Projektes ist es außerdem wichtig, dass ein solider Finanzierungsplan vorliegt, bei dem Ausgaben und Einnahmen ausgeglichen sind.

„Digital“ sind Projekte, die digitale Werkzeuge zur Lösung eines Problems einsetzen. Sie ermöglichen z.B. ortsungebundene Kommunikation und können so die Zielgruppe vergrößern oder verändern. Digitale Werkzeuge können auch die Arbeit neu und häufig effektiver gestalten. Die Nutzung digitaler Werkzeuge kann die Organisations- und Kommunikationskultur verändern, weil z.B. Zusammenarbeit leichter möglich wird oder Menschen bei Prozessen besser beteiligt werden können. „Digital“ ist aber auch das Nachdenken darüber, wie Kirche im digitalen Wandel gelingen kann: im Gemeindeleben, in Veranstaltungen, in Forschung und Lehre, in der Bildung von Medienkompetenz und in der Anregung des gesellschaftlichen Diskurses.

Im Rahmen der Prüfung der Bewilligung einer Zuwendung ist die EKD an die Einhaltung der Haushaltsvorschriften zur Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gebunden. Das heißt, auch die Projekte, die wir fördern werden daran gemessen. Das bedeutet nicht automatisch, dass immer das Billigste genutzt oder angeschafft werden muss. Dabei ist es hilfreich, wenn eine Begründung vorliegt, warum die höherwertig ausgewählten Produkte oder Leistungen das Projekt besser zum Ziel führen.

Ein Projekt kann u.a. auch nur dann bewilligt werden, wenn an dem Projekt großes kirchliches Interesse besteht. Ein großes kirchliches Interesse besteht unter anderem dann, wenn ein Produkt entsteht, das auch von anderen Gemeinden und kirchlichen Einrichtungen genutzt werden kann, wenn eine gesamtkirchliche Aufgabe stellvertretend übernommen wird oder wenn exemplarisch Erfahrungen gesammelt werden, von denen auch andere im Raum der evangelischen Kirche profitieren.

Um dieses große kirchliche Interesse abzufragen, werden Anträge über 2000€ durch einen Vergabeausschuss begutachtet. In dem Vergabeausschuss sitzen Vertreter*innen der Gliedkirchen, kirchenleitende Personen, Jugenddelegierte der EKD-Synode und kirchennahe Digitalexpert*innen.

„Innovativ“ im Sinne der Förderkriterien des Digitalinnovationsfonds sind Projekte, die es so noch nicht gibt. Dabei haben wir zwei Kategorien:

•  Projekte bis 2000€ müssen regional innovativ sein. Das heißt, wenn das Projekt für den Kirchenkreis, das Dekanat oder den Bezirk innovativ ist, genügt das.
• Über 2000€ müssen Projekte überregional innovativ sein. Dabei kommt in der Regel nicht die ganze Welt in den Blick, sondern die Gemeinschaft der Gliedkirchen der EKD. Je nach Projektziel kann der Fokus dabei aber auch weiter sein: Softwareprodukte sind z.B. selten konfessionell geprägt, so dass hier für die Bewertung der Innovation auch Produkte außerhalb der EKD herangezogen werden.

Oft entstehen Projektideen nicht auf einem weißen Blatt Papier. Das heißt, es gibt bereits andere Projekte, Produkte oder Erfahrungen, an denen sich das Projekt orientiert. Für die Bewertung der Innovationskraft, die durch das Projekt ausgeht, ist es daher wichtig, vergleichbare Projekte in den Blick zu nehmen. Hilfreich ist es hierbei, wenn die Projektinspirationen transparent gemacht werden und bei Ziel und Zielgruppe des Projektes deutlich gemacht wird, wie das Projekt ein Problem besser, spezifischer oder für eine andere Zielgruppe löst.

Um eine möglichst schnelle und sachgerechte Bearbeitung der Projektanträge gewährleisten zu können, gibt es unterschiedliche Förderstufen.

Kleinere Anträge mit einer Fördersumme bis 2.000 Euro durchlaufen ein vereinfachtes Verfahren. Ein Finanzierungsplan ist nicht nötig, und über die Projekte entscheidet die Stabsstelle Digitalisierung direkt. Der maximale Förderzeitraum beträgt 12 Monate.

Über Projekte ab 2.001 bis 20.000 EUR Förderbetrag entscheidet die Leitung der Stabstelle Digitalisierung unter Einholung des Votums von drei Mitgliedern des Vergabeausschusses. Liegen mindestens zwei übereinstimmende Voten zum Projekt ohne Gegenstimme (aber ggf. mit bis zu einer Enthaltung) vor, folgt die Stabsstelle dem Votum der Mitglieder. Kann kein eindeutiges Votum erzielt werden, überweist die Stabsstelle die Anträge in die nächste Sitzung des Vergabeausschusses.

Projekte ab 20.001 EUR Förderbetrag werden durch den Vergabeausschuss entschieden. Dieser tagt in der Regel dezentral in einer Videokonferenz an mehreren Terminen im Jahr. Beschlüsse über 20.000 EUR werden mit einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder getroffen, alle weiteren Beschlüsse durch einfache Mehrheit.

Für Förderanträge ab 2001€ Förderbetrag ist nur in begründeten Einzelfällen eine 100-prozentige Förderung möglich. Je einreichende Person, Personengruppe oder Institution können Projekte bis maximal 100.000 € gefördert werden. Bei mehreren Anträgen durch denselben Antragssteller kumulieren sich die Fördersummen. Der maximale Förderzeitraum beträgt 24 Monate.

Der Finanzierungsplan stellt die geplanten Einnahmen und Ausgaben für das Projekt dar.

Die Einnahmen beschreiben, woher Gelder für das Projekt kommen. Als Einnahmen gibt es:

• Eigenmittel. Dieser Betrag wird von dem* der Antragsteller*in das Projekt aus eigenen (Haushalts-)Mitteln eingebracht.
• Beantragte EKD Projektförderung: Dieser Betrag soll durch die EKD zur Verfügung gestellt werden.
• Andere Mittel: Weitere Gelder, die durch andere Zuwendungsgeber für das Projekt zur Verfügung gestellt werden.
• Sonstige Einnahmen: Einnahmen, die durch das Projekt erzielt werden, z.B. Eintrittsgelder, Teilnahmegebühren etc.

Die Ausgaben beschreiben, wofür die Einnahmen des Projektes genutzt werden sollen. Als Ausgaben gibt es:

• Personalkosten: Das eigene Personal, welches für das Projekt tätig wird und durch den*die Zuwendungsempfänger*in bezahlt wird. Ehrenamtliche Arbeitszeit kann hierbei, solange sie nicht vergütet und entsprechende Zahlungen dokumentiert sind, nicht hinzugerechnet werden. Bei bereits vorhandenem Personal ist darauf zu achten, dass dokumentiert ist, welche Arbeitszeitanteile für das Projekt genutzt werden.
• Sachkosten: Hierunter fallen z.B. Mieten für Räume oder Mieten für technische Geräte, Verbrauchsmaterialien, Reisekosten, Fortbildungskosten und auch Honorarkosten.
• Investitionen: Die mit der Zuwendung der EKD durchgeführten baulichen Maßnahmen und beschafften bzw. hergestellten Gegenstände, deren Wert im Einzelfall 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigt, sind Investitionen. Dies können z.B. Computer, Tabletts, Kameras oder auch Computerprogramme, Lizenzen etc. sein. Die Wertgrenze von 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) ist dabei zu beachten. Unterhalb dieser Grenze sind einzelne Ausgaben den Sachkosten zuzuordnen.

Dritte wie beispielsweise Diakonie, ökumenische Partnerkirchen, die römisch-katholische Kirche etc. sind eingeladen, an der Umsetzung des Beschlusses der Synode mitzuarbeiten. Für eine Beteiligung am Digitalinnovationsfonds können sie zusätzliche Mitteln für eigene/anteilig finanzierte gemeinsame Projekte einbringen und ein Mitglied in den Vergabeausschuss entsenden. Die eingebrachten Mittel können nur mit Zustimmung des jeweiligen Ausschussmitglieds genutzt werden. Der Rat entscheidet über die Aufnahme von weiteren Mitgliedern. 

Wenn ihr Antrag bei uns eingegangen ist, prüfen wir, welche Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit und Unterstützung in diesem Thema bestehen. Dabei achten wir u. a. auf Ihren Projektantrag, aber auch auf bestehende Themen. Nach und/oder während der Prüfung melden wir uns bei Ihnen. Wenn wir Ihr Projekt unterstützen können, erhalten Sie einen sogenannten Bewilligungsbescheid per E-Mail.

Aus rechtlichen Gründen sind nun noch Papier und Unterschrift erforderlich. Bitte lesen Sie den Bescheid und senden Sie uns die beiliegende Empfangsbestätigung unterschrieben per Post zurück an: Evangelische Kirche in Deutschland (EKD), Stabsstelle Digitalisierung, Herrenhäuser Str. 12, D-30419 Hannover

Nach Eingang der Bestätigung einer Prüfung der Unterlagen freuen wir uns, Ihr wichtiges Projekt unterstützen zu dürfen. Mit einem geprüften unterschriebenen Antrag ist die Voraussetzung erfüllt, dass unsere Kasse für Ihr Projekt den bewilligten Betrag Geld überweisen wird.

Mehr dazu finden Sie in der Datei „Ausfüllhilfe“.

Die Vergabe der Mittel wird von einem Vergabeausschuss von Mitgliedern der Synode, des Rates, von Vertretungen der Landeskirchen sowie von Expertinnen und Experten gesteuert. Kleinere Anträge werden direkt in der Stabsstelle Digitalisierung entschieden.

Für die unterschiedlichen Förderstufen gibt es dabei unterschiedliche Regelungen. Nicht für jeden Antrag muss das ganze Gremium zusammentreten. Näheres dazu finden Sie unter der Frage: „Wie viel Geld kann ich bekommen?“

Wenn Sie Probleme beim Öffnen des Formulars als Word-Vorlage haben, melden Sie sich bitte bei digital@ekd.de.