Bericht des Rates der EKD - Teil B (schriftlich)

Der Rat der EKD hat sich in seinem strategischen Rahmen für die Arbeit bis 2021 eine Vergewisserung über die Funktionen der EKD als Ziel gesetzt. In einem abgestimmten Prozess zwischen den Leitungsorganen der EKD, den Landeskirchen und mit UEK und VELKD soll eine Verständigung über die ab 2020 für die EKD wesentlichen Funktionen und neu anzugehenden Aufgaben erreicht werden. Nächste Schritte sind gemeinsam mit der Kirchenkonferenz und dem Präsidium der Synode in der ersten Jahreshälfte 2019 geplant.

7.1 Umsetzung Verbindungsmodell im Kirchenamt der EKD

Mit den Beschlüssen der EKD, der UEK und der VELKD zum Verbindungsmodell bei der verbundenen Synodaltagung 2017 wurden die Voraussetzungen für die Umsetzung im Kirchenamt geschaffen. Zum 1. Januar 2018 ist die neue Geschäftsordnung für das Kirchenamt der EKD in Kraft getreten. Sie wurde entsprechend der 2017 beschlossenen kirchengesetzlichen und vertraglichen Regelungen ausgestaltet und mit der Zustimmung der Kirchenleitung der VELKD und des Präsidiums der UEK beschlossen.

Auf Grundlage dieser Geschäftsordnung, die eine organisatorische Zusammenführung der bisher getrennten Arbeitsbereiche der Ämter von UEK und VELKD sowie des bisherigen Kirchenamtes der EKD vorsieht, wurde die nun realisierte Aufbauorganisation detailliert im Kirchenamt und mit den Amtsbereichen abgestimmt. Dabei wurde das 2016 von der Generalsynode der VELKD, der Synode der EKD und der Vollkonferenz der UEK beschlossene Strukturmodell für das Kirchenamt der EKD im Verbindungsmodell umgesetzt.

Mit der fachlichen Zusammenführung der Mitarbeitenden von EKD, UEK und VELKD in den Abteilungen gingen 132 Umzüge innerhalb des Gebäudes an der Herrenhäuser Straße einher, die im ersten Halbjahrs 2018 während des laufenden Betriebs des Kirchenamtes erfolgreich realisiert wurden. Nach Abschluss der Umzüge fand eine Mitarbeitendenversammlung unter Beteiligung der Amtsleitungskonferenz und des Projektteams statt. Im weiteren Verlauf erfolgt im Rahmen der Kultur- und Teamentwicklung ein standardisiertes und niederschwelliges Angebot zum Austausch in den Arbeitsbereichen über die Umsetzung des Verbindungsmodells. Bereits jetzt zeigt sich, dass durch die organisatorische und räumliche Zusammenführung ein vertieftes und verdichtetes Zusammenwirken wächst.

Mit der Umsetzung des Verbindungsmodells im Kirchenamt der EKD war ferner die Entflechtung der bisher in das Amt der VELKD integrierten Geschäftsstelle des Deutschen Nationalkomitees des Lutherischen Weltbunds (DNK-LWB) verbunden. Eine vertragliche Vereinbarung regelt die neu gestaltete Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsstelle des DNK-LWB und dem Amtsbereich der VELKD im Kirchenamt der EKD.

7.2 Einführung Compliance-Management-Systems (CMS)

In seiner Sitzung am 20. Oktober 2017 hat der Rat der EKD die Einführung eines Compliance-Management-Systems beschlossen. Das Projekt ist im Januar 2018 gestartet. Der Projektplan sieht zunächst die Einführung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) vor, das auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften ausgerichtet ist. In einem zweiten Schritt wird das Compliance-System auch auf andere gesetzliche Vorschriften ausgeweitet. Um den wachsenden Anforderungen im Bereich der Rechtssicherheit im Steuerrecht nachkommen zu können, werden die risikorelevanten Abläufe derzeit dezentral gesichtet, analysiert und weiterentwickelt. Dazu haben bis Ende Oktober 2018 bereits mehrere Werkstattgespräche mit einzelnen Abteilungen/Einrichtungen stattgefunden, weitere Termine mit Abteilungen und unselbständigen Einrichtungen werden aktuell vorbereitet. Gleichzeitig wird ein regelmäßiges Berichtssystem aufgebaut. Eine unmittelbare Berichtslinie in den Rat ist etabliert.

7.3 Info-Service der EKD

Der bundesweite „Info-Service evangelische Kirche“ ermöglicht einen unmittelbaren, schnellen Kontakt mit Kirche. Zunächst als Projekt „Service-Telefon“ im Juni 2013 gestartet, wurde das Projekt seitdem stetig dem sich verändernden Kommunikationsverhalten angepasst. Neben der Telefonie (0800 – 50 40 60 2) bedient es E-Mail (info@ekd.de) sowie für die EKD die Social-Media-Kanäle Facebook und Twitter. Zielgruppen sind Menschen mit einem Anliegen an Kirche, die nicht mit den Strukturen vertraut sind oder aber gezielt anfragen. Sämtliche einmal recherchierten Themen sowie Sprachregelungen werden in einem internen Wissensmanagement dokumentiert, Antworten archiviert, was nachfolgende Bearbeitungen vereinfacht. Soweit die Fragen nicht beantwortet werden können, werden Kontakte in die zuständigen Einrichtungen, Landeskirchen und Gemeinden vermittelt. Zunehmend agiert der Info-Service auch als Wellenbrecher bei Kritik und Unverständnis gegenüber kirchlichen Positionen und kirchlichem Handeln. 

Nach Jahren im Projektstatus innerhalb der Stabsstelle Kommunikation wurde das Angebot im Frühjahr 2018 evaluiert. Dies vor allem im Hinblick auf Entwicklung der Kontakte und Quoten, der „Kundenzufriedenheit“, die Themenvielfalt, die Kooperationen mit den Gliedkirchen der EKD sowie den Fachreferaten im Kirchenamt der EKD. Auch die Teamzufriedenheit, die Personalausstattung sowie -auslastung waren Teil der Untersuchung. Die Ergebnisse waren sehr positiv. Seitens der Anfragenden wird die unmittelbare Erreichbarkeit, die freundliche Zugewandtheit und schnelle Hilfe bei hoher Kompetenz geschätzt. Ähnlich positiv sind die Rückmeldungen aus den Gliedkirchen sowie dem Kirchenamt. Einzelne Optimierungsvorschläge sollten in Zukunft umgesetzt werden. Bei allen Befragungsaspekten und Dialogpartnern der Evaluation wird deutlich, dass das Angebot eines zentralen Info-Service der evangelischen Kirche als niedrigschwelliges, weiterführendes und entlastendes Arbeitsfeld wahrgenommen und geschätzt wird. Das Team arbeitet dabei professionell und effizient bei hoher Arbeitszufriedenheit. Weitere Aspekte wie Mitgliederbindung oder gar -gewinnung durch positiven Direktkontakt und eine gewisse Seismographenfunktion für tagesaktuelle Themenfelder sind ebenfalls zu nennen. Aufgrund der positiven Erfahrungen soll das Arbeitsfeld ab 2019 zu einer dauerhaften bundesweiten Einrichtung der EKD werden.